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Uno de las principales preocupaciones al emprender un negocio es la falta de recursos para tener, como en las empresas grandes y medianas un departamento o persona responsable de calcular y liquidar la nómina electrónica de los trabajadores a cargo.
Suele pasar que en los primeros años de la empresa sea el propio gerente o alguien que no tiene todo el conocimiento sea el responsable de esta labor, por ello en este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre los conceptos básicos para hacer una nómina de tus colaboradores.
Conceptos básicos para realizar la nómina electrónica de tus colaboradores
¿Qué es la nómina?
La nómina es una herramienta mediante la cual tu empresa reúne los registros referentes a pagos y deducciones por los servicios prestados de los colaboradores vinculados mediante contrato de trabajo, dentro de un periodo determinado. Estos pagos comprenden salario, comisiones, horas extra, recargos, prestaciones sociales, vacaciones, auxilios, entre otros conceptos. Por medio de esta herramienta, puedes llevar el control financiero de los activos y pasivos de la empresa además del cálculo de los impuestos a pagar sobre ésta.
La gestión y liquidación de nómina es una de las responsabilidades más importantes en la administración de una PYME, es fundamental que tus colaboradores confíen en que el pago les realices y que éste se haga sin demoras ni retrasos. Es por eso que la nómina puede afectar muchos aspectos a la empresa, desde la motivación del trabajador hasta la estabilidad financiera de la empresa.
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¿Cuáles son los componentes de una nómina?
La nómina está divida en tres componentes: el devengado, las deducciones y las apropiaciones. Es importante que sepas que toda nómina está conformada por estas tres partes, pero esto no significa que en todas las nóminas se deben pagar absolutamente todos los conceptos, puesto que algunos de ellos dependen del valor del ingreso del trabajador, un ejemplo de ello es el caso del fondo de solidaridad pensional, la retención en la fuente, y los aportes parafiscales.
Veamos a continuación en detalle la definición de cada uno de ellos.
1. Devengos:
Cuando se habla del total devengado se refiere a la suma de todos los rubros o conceptos remuneratorios causados a favor del empleado en el periodo liquidado, es decir los ingresos que él obtiene y está compuesto por:
- Salario básico
- Horas extras
- Recargos diurnos y nocturnos
- Dominicales y festivos
- Comisiones
- Auxilio de transporte
Otros.
2. Deducciones
En contraste, el segundo componente son las deducciones, las cuales son todos los valores que se le descuenta al trabajador. Entre los cuales se tienen:
- Aportes a salud y pensión (el porcentaje que le corresponden al empleado)
- Las libranzas
- Embargos judiciales,
- Fondo de solidaridad pensional (si aplica)
- Retención en la fuente (si aplica)
- Cualquier otro descuento autorizado previamente por el empleado
Después de aplicar estas deducciones a el resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que se reconoce como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador en su cuenta bancaria.
3. Apropiaciones
En una nómina se denominan las apropiaciones, a los valores o el porcentaje que nosotros como empresa debemos pagar de conceptos como: la salud y pensión, riesgos laborales, los aportes parafiscales cuando hay lugar a ello (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).
Se usa el término apropiación porque a diferencia del devengado, esta suma debe pagarse en periodos diferentes dependiendo a como corresponda, puede ser un año después o los primeros días del siguiente mes, así que tu responsabilidad es provisionarlos o “apropiarlos” para garantizar que cuentes con el dinero suficiente en el momento de realizar el pago.
Como empresario, debes tener en cuenta que liquidar la nómina de tu negocio es una actividad compleja que requiere de cierto conocimiento contable y normativo sobre las relaciones laborales, por ello hacerlo por sí mismo sin ninguna herramienta tecnológica puede llegar a ser una labor titánica, incurriendo además en errores a su vez sean generadores de incumplimientos de obligaciones legales y contractuales con el empleado, por lo que los expertos recomiendan que sea siempre supervisado y acompañado por un especialista, este consejo cobra aún mayor relevancia con los nuevos requerimientos del gobierno colombiano en torno a la obligatoriedad de la implementación de la nómina electrónica en la resolución 000013 del 11 de Febrero del 2021, con la cual se espera que las empresas emprendan un camino de automatización en sus procesos administrativos.
¿Qué debo tener en cuenta para gestionar correctamente mi nómina?
Al hablar con cientos de contadores con años de experiencia haciendo esta labor te compartimos las cosas claves que debes tener en cuenta en la gestión de la nómina:
- Estar siempre actualizado con las normas vigentes en temas laborales, tributarios y de seguridad social.
- Contar con un sistema confiable que sea capaz de almacenar de forma segura toda la información que requiere la liquidación de la nómina, ya que al ser datos de los empleados es confidencial y de alta sensibilidad.
- Comunicar abierta y claramente las políticas de la empresa al empleado para que la liquidación de la nómina sea transparente y confiable.
- Cumplir fielmente con las fechas de pago estipuladas en el contrato de trabajo para mantener la tranquilidad financiera del equipo de trabajo y su compromiso con la compañía.
- Cumplir con los periodos de pago estipulados por la normativa para evitar sanciones y multas.
- Establecer herramientas y mecanismos que garanticen la calidad y el cumplimiento de los pagos a los empleados, un software de nómina puede ser una herramienta fundamental si quieres lograr este objetivo.
- Proporcionar a los trabajadores asesoría en la normatividad vigente ya que en este tema Colombia particularmente ha vivido muchas reformas y ajustes que pueden generar confusiones y desconocimiento en el empleado.
¿Qué herramientas existen para gestionar la nómina en mi empresa?
Si no cuentas con el conocimiento suficiente en la liquidación de la nómina te recomendamos que adquieras un software de nómina en tu empresa, son múltiples los beneficios que esta herramienta traerá a tu empresa sin importar el tamaño que tenga.
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Un software de nómina es la solución informática diseñada para maximizar la productividad de la persona o equipo encargado de registrar, liquidar y controlar correctamente todos los aspectos de la nómina de los obreros y empleados que tengas, por ello se vuelve fundamental en el crecimiento de tu negocio, contar con uno puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso de tu emprendimiento.
En conclusión, la nómina es una parte fundamental en la relación con tus empleados que va más allá del pago de su salario o de la contabilización de tus gastos, por ello es importante que conozcas qué es y cómo se liquida correctamente, además, en la actualidad encontrarás numerosas soluciones tecnológicas que harán esta labor menos tediosa y estresante, eso sí, analiza con detalle cada una de ellas y elige la que más se acomode a tus necesidades. Si aún tienes dudas y no sabes cómo hacerlo tenemos un equipo calificado con toda la experiencia que necesitas para resolver tus inquietudes siempre.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
