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La nómina suele ser una de las mayores preocupaciones de las empresas, ya que tiene múltiples componentes y aspectos para tener en cuenta para liquidarla correctamente. A esto se le suma ahora el requerimiento de la DIAN de emitir y transmitir la nómina electrónica.

En este artículo responderemos si se deben reportar las provisiones de nómina para reducir impuestos, una pregunta que suele surgir cuando estamos en este proceso.

¿Qué es una provisión de nómina?

Inicialmente, debes saber que la liquidación de la nómina tiene como objeto pagar al trabajador lo que se ha ganado en un mes, o quincena, dependiendo de su periodo de pago.

Pero, adicional al salario que le pagas a cada trabajador, debes pagar otros cargos sobre esa nómina, pero estos cargos, no se pagan en el mismo mes liquidado sino a mitad o al final de cada año. En consecuencia, en cada liquidación de nómina se va reservando o guardando el dinero correspondiente para que, al finalizar el año, o cuando haya que pagarlo, ya se tengan provisionados los recursos necesarios.

En síntesis, las provisiones de nómina son los valores que las empresas deben reservar, se crean cada vez que se liquida la nómina de un trabajador, mes a mes, para facilitar los desembolsos y pagos de las prestaciones sociales.

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¿Cuáles son los conceptos que se deben provisionar?

De manera general, este concepto se refiere a las prestaciones sociales, que corresponden a:

  1. Prima de servicios.
  2. Cesantías.
  3. Intereses sobre las cesantías.
  4. Vacaciones.

Porcentajes en las provisiones de nómina

Si bien debes reportar las prestaciones sociales en la Nómina Electrónica, es bueno saber como se calculan los valores que se provisionan para el pago de estas, así:

1. Prima de servicios

Con respecto a la prima de servicios, se establece que por cada año laborado se debe pagar un mes de salario; es decir, si el año tiene 12 meses, en cada mes se debe provisionar una doceava parte, en consecuencia, cada mes se guarda el 8.333% del salario; esta prima se paga en dos periodos, la mitad en junio y la otra mitad en diciembre.

  1. Cesantías

De la misma forma que la prima de servicios, en el caso de las cesantías se debe provisionar el 8.333% para cumplir con el pago extra de un mes de salario por cada año trabajado.

  • Intereses sobre las cesantías

En el caso de los intereses sobre las cesantías, se liquida aplicando el 12% a la provisión de cesantías.

  • Vacaciones

A diferencia de los porcentajes de cesantías y prima de servicios, el porcentaje de la provisión de vacaciones sólo es la mitad, es decir el 4.17%, debido a que las vacaciones corresponden a 15 días por año de trabajo, mientras los otros conceptos son 30 días por año de trabajo.

Contabilización de las provisiones de nómina

Una vez se calculada la provisión de nómina se debe registrar o realizar los asientos contables, para que el efecto financiero de esas provisiones se vea reflejado en la contabilidad.

Sin lugar a duda, las prestaciones sociales hacen parte de los gastos de nómina y por ende se deben contabilizar como un gasto, y su contrapartida es un pasivo, dado que no se pagan de forma mensual sino en junio y diciembre, o cuando finalice el contrato de trabajo, una vez se paguen se sacan del pasivo y este queda en cero.

Deducción de impuestos sobre el reporte de las provisiones

La deducción de impuestos sobre el reporte de las provisiones de nómina es una preocupación de los empresarios. Sobre esto hay dos puntos que requieren aclaración.

¿Cuándo se deben reportar las provisiones de nómina en la nómina electrónica?

Al respecto te sugerimos atender la jerarquía normativa en la que prima la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN sobre el concepto del Oficio 912416 de la Unidad Informática de Doctrina de la DIAN.

El Oficio 912416 de la Unidad Informática de Doctrina de la DIAN, conceptúa que al establecer que “el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en razón a: (i) los pagos; (ii) abonos en cuenta. Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo” – el devengo en una norma contable establece que las transacciones o hechos económicos se registran en el momento que ocurren, independientemete de su fecha de pago.

Y continúa “En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.

Así las cosas, el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.”

De lo anterior, entendemos que al ser las provisiones hechos económicos que surgen de forma mensual y al ser tratados como abonos en cuenta, la empresa puede escoger la misma peridodicidad para crear el gasto y generar la transmisión de este.

Pero, a diferencia del oficio, la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN establece que solo de deben realizar transmisiones de lo efectivamente pagado o causado.

En consecuencia, te sugerimos realizar la transmisión de los gastos de cesantías, intereses de cesantías, primas de servicio y prima de vacaciones una vez sean causados, no sin antes consultarlo con tu contador.

¿Las provisiones de nómina son deducibles de los impuestos de renta?

Recuerda que todos los pagos y abonos en cuenta que hacen parte de la nómina, y que se transmiten a la DIAN a través del documento soporte de pago de nómina electrónica generado por tu software especializado, son deducibles de tu base de impuesto a la renta.

Al transmitir las provisiones de nómina como un abono en cuenta en el documento soporte de pago de la nómina electrónica, estas provisiones se convierten en deducibles. Del mismo modo, una vez las provisiones de nómina son pagadas, hacen parte del gasto de nómina. En ambos casos, los valores de prima de servicios, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones son gastos de nómina deducibles del impuesto de renta, independientemente de que se transmita como un pago o un abono en cuenta.

Finalmente, te invitamos a reportar los documentos soporte de pago nómina electrónica con los valores efectivamente pagados para evitar confusiones o doble reporte.

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