Servicio gratuito de nómina electrónica de la DIAN

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En 2021 gran parte de las empresas colombianas deben cumplir con el nuevo requisito de generar y transmitir sus documentos soporte de pago de nómina electrónica.

Muchas han incluido la facturación electrónica y son conscientes que existe el sistema gratuito de facturación electrónica de la DIAN y por este motivo se preguntan si existe un sistema gratuito para cumplir con la nómina de sus empresas.

¿Por qué se implementó el sistema de nómina electrónico gratuito?

Como lo indica la legislación colombiana, la DIAN es la entidad que cuenta con las facultades para seleccionar los contribuyentes o sectores que deben facturar electrónicamente, también es posible que facturen electrónicamente los no obligados de forma voluntaria.

Teniendo lo anterior claro y con el fin de facilitar la expedición de las facturas electrónicas en las micro y pequeñas empresas del país, la DIAN ha dispuesto el servicio web gratuito conocido como “Nómina Gratuita de la DIAN” para que tanto las personas naturales como las jurídicas que deseen utilizan este servicio, lo usen para entregar de forma gratuita sus documentos soporte de nómina.

¿Cómo es el sistema de nómina gratuito de la DIAN?

En 2017, la DIAN le comunicó a los contribuyentes y a los colombianos que pondría a su disposición el sistema de facturación electrónico gratuito para atender esta necesidad en las micro y pequeñas empresas del país, finalmente el servicio se presentó el 28 de junio de 2018, desde entonces este sistema opera como la solución gratuita para aquellas Mipyme que proyectan crecimiento moderado o bajo en un corto plazo.

Después de la masificación de la facturación electrónica, se impulsó la nómina electrónica y durante agosto de 2021 se ha anunciado en diferentes lugares la herramienta que la DIAN dispone de forma gratuita para que los obligados entreguen su nómina electrónica para su validación.

¿Qué puedes hacer con el software gratuito de nómina electrónica de la DIAN?

Si te encuentras interesado en utilizar este software gratuito lo único que debes hacer es contar con tu RUT actualizado, tener un dispositivo en donde puedas ingresar y tener conexión a internet y registrarte en la página de la DIAN.

¿Existe una solución gratuita de la DIAN para emitir la nómina electrónica?

Actualmente no existe un sistema gratuito de la DIAN para generar y transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica en Colombia, pero si la DIAN implementará uno debe contar con las mismas condiciones del sistema de facturación gratuito para facturar electrónicamente que hemos mencionado hasta el momento en este artículo.

¿Por qué a la DIAN implementará un sistema de nómina gratuito?

La DIAN debe disponer de forma gratuita los servicios informáticos que correspondan, para facilitar la generación, transmisión, validación, entrega y recepción de las facturas electrónicas, notas débito, notas crédito y demás documentos que faciliten su gestión tributaria.

Puedes ampliar más información en el DUT (Decreto Único Tributario) 1625 de 2016 Artículo 1.6.1.4.16 que habla de los servicios gratuitos para generar, transmitir y validar facturas electrónicas de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos.

La DIAN implementa un sistema para generar y transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica porque así lo dispone el DUT 1625 de 2016 y porque la nómina electrónica es un sistema que se deriva del sistema de facturación electrónico de la DIAN.

¿Existen otros métodos gratuitos para generar la nómina electrónica?

Al igual que con la facturación electrónica existen varios proveedores autorizados por la DIAN que prestan sus servicios de facturación electrónica y de nómina electrónica de forma gratuita, pero este servicio gratuito se encuentra limitado en cuanto al número de facturas que puedes enviar y la cantidad de empleados a los que les puedes generar el correspondiente documento soporte de pago de la nómina electrónica, es decir que si cuentas con una empresa con varios empleados es un servicio que no será de mucha ayuda.

Adicionalmente, es importante que contrates un servicio integral que te permita automatizar varias áreas de tu empresa, no solamente la nómina electrónica.

¿Debo utilizar un software gratuito?

En la mayoría de las empresas sus procesos se encuentran automatizados por medio de distintos sistemas que unen todas las actividades de la compañía cumpliendo con todos los requisitos legales, estos sistemas son capaces de almacenar la información tanto en la Nube como en el disco duro de tu computador.

Con un sistema gratuito vas a limitar tu empresa porque tendrás que utilizar distintos medios para ejecutar tus procesos, además tu información no va a estar centralizada y puede que no esté segura, otro aspecto que debes resaltar es que estos programas gratuitos, como es el caso de la DIAN, en los días de mayor afluencia tienden a ralentizarse llegando al punto que tengas que dejar para otro día tu trabajo e incumplas con los lineamientos de la nómina electrónica exigidos por la DIAN y pierdas tiempo que puedes utilizar en otras funciones más importantes de tu empresa. 

¿Qué software debo utilizar para gestionar la nómina electrónica de mi empresa?

Si estás pensando en implementar la nómina electrónica para tu empresa y cuentas con una cantidad considerable de empleados lo mejor es que inviertas contratando los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN, como Loggro.

Nuestro software tiene planes que van desde los 7.000 cop hasta los 286.440 COP, dependiendo del número de empleados que tengas y las funciones que te interese implementar.

Como lo notas, actualmente existen diferentes planes para todo tipo de empresa y lo mejor es que cuando tu empresa crezca, el software lo va a hacer al mismo tiempo, lo que te va a evitar retrocesos, perder tiempo y dinero por implementar la nómina con soluciones que gozan de escasas garantías.

Si te encuentras interesado en implementar la nómina electrónica en tu empresa utilizando un sistema gratuito por parte de la DIAN, ten presente las ventajas y los costos de tiempo y facilidad de navegación que son necesarios a la hora de tramitar este tipo de documentos. Conoce nuestro software de nómina electrónica para que uno de nuestros asesores te informe todas las ventajas que va a tener tu empresa por un precio razonable. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.