La gestión de la nómina es una tarea crucial en cualquier empresa, pero ¿te has detenido a considerar si estás aprovechando al máximo los métodos tradicionales? Es probable que estés buscando formas de optimizar este proceso, y es aquí donde la implementación de un software de nómina puede marcar la diferencia. En este artículo, exploraremos los beneficios significativos que ofrece la adopción de un software de nómina, desde la reducción de errores y tiempos de procesamiento hasta el aumento de la eficiencia y la conformidad con la legislación vigente. Si estás listo para mejorar la forma en que gestionas tu nómina, sigue leyendo para descubrir cómo un software de nómina puede transformar tu empresa para mejor.
Si estás calculando tu Nómina de forma tradicional, te has preguntado: ¿En qué te ha beneficiado hacerlo manualmente?, ¿hay alguna forma de hacerlo mejor? Sin duda, si estás leyendo este artículo estas buscando nuevas soluciones para ello así que considerar la implementación de un software de nómina es una gran idea.
La liquidación de la nómina es tal vez una de las cargas operativas más importantes en cualquier compañía, labor que se debe hacer repetitiva y constantemente, los auxiliares de contabilidad y gerentes de pequeñas empresas conocen y sufren esta situación todos los meses, por ello, es crucial que la forma en la que lo hagas te permita estar al día y cumplir con todas las obligaciones no sólo con tus empleados sino con la legislación local.
Adquirir un software de nómina te dará confianza y optimizará tus recursos, además usarás las mejores prácticas de las grandes empresas haciendo que tengas una nueva dinámica empresarial que beneficiará todos los ángulos de tu negocio. Son muchas las ventajas que tendrás al adquirir uno, por ello, hemos listado los beneficios más relevantes que obtendrás cuando obtengas el tuyo.
Si estás buscando un software de nómina para tu negocio, te contamos que con un software de nómina vas a poder aliviar estos y otros problemas relacionados con la gestión de la nómina.
También es importante que conozcas las ventajas que un sistema de nómina le brinda a una empresa y las características que debe tener.
¿Un software de nómina puede ayudarme a mejorar los procesos de mi negocio?
La automatización de diferentes procesos, vitales para el adecuado funcionamiento de una empresa, es una tendencia de las Mipyme durante los últimos cinco años, debido a que es la mejor forma de resolver las necesidades relacionadas con la automatización de procesos operativos. Esto permite que las empresas se destaquen, debido a que reenfocan sus esfuerzos en maximizar el lifetime value, cuando aplica, o bien, en mejorar la calidad de productos o servicios. Dejar de lado las tareas operativas siempre será una ventaja competitiva y en este artículo te contamos todas las ventajas y beneficios de un software de nómina.
Con seguridad al gestionar la nómina de tu negocio has perdido tiempo y dinero para resolver dudas, o tal vez no has podido implementar cambios en las regulaciones de impuestos, te has retrasado en el pago de tu nómina, has realizado pagos duplicado, entre otros.
Todos estos aspectos generan un gran estrés en tu equipo de trabajo, bien sea a en quienes realizan la gestión de la nómina y en el resto de los empleados.
Aquí puedes revisar nuestro artículo en el que te contamos todo lo que debes saber sobre quién realiza el manejo de tu software de nómina.
Es decir que la gestión deficiente de la nómina puede llevarte a generar inconformidad laboral, reducir tu productividad, puede hacer que tengas problemas legales, etc. ¿Con qué elementos debe contar un software de nómina? Revisa aquí todos los detalles.
Beneficios de un Software de nómina
Contar con un software de nómina para gestionarla reduce los reprocesos y los errores, debido a que puedes optimizar tus tiempos, tienes un mejor control en el almacenamiento de la información y en los procesos que se realizan, puedes automatizar diferentes procedimientos, lo que sin duda se traduce en ventajas a muy bajos costos económicos y de tiempo.
Aquí te contamos cuánto cuesta un software de nómina y qué debería tener.
1. Ahorrar tiempo
En la mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, sean grandes o pequeñas vemos que el equipo encargado de liquidar la nómina es el más ocupado, con largas jornadas de trabajo sobre todo cerca de las fechas de corte, además con una carga de estrés muy alta.
Calcular la nómina manualmente a menudo implica cálculos complejos que llevan horas y horas de revisión y una alta atención al detalle para poder realizarlos sin cometer errores, sin hablar del tiempo que toma organizar y encontrar la información en carpetas y métodos obsoletos, como las plantillas de Excel.
Con un software de nómina automatizarás el proceso de liquidación, operaciones que tomaban días te tomarán tan sólo minutos, haciendo que tu equipo tenga mayor tranquilidad y tenga la posibilidad de usar esas mismas horas en labores menos operativas y más estratégicas que impacten la productividad de todos.
2. Automatiza los procesos
Con un software de nómina, los procesos relacionados con la nómina de tu negocio siempre se realizarán de forma automática, esto quiere decir que siempre van a estar actualizados, pero no solo tendrás actualizada la gestión de tu nómina, también podrás hacer un seguimiento en tiempo real de todas las actividades, tendrás la información de tus empleados actualizada y todo esto con la seguridad que un software administrativo te ofrece.
Revisa aquí nuestro artículo: Software de nómina, contabilidad y producción o quizá te pueda interesar software de nómina e inventarios para 2020.
3. Ahorra dinero
Además de ahorrar tiempo, adquirir esta herramienta también es rentable, el uso de un software de nómina te permitirá reducir diversos costos tales como: gastos salariales de quienes realizan este proceso tradicionalmente, gastos de papel, AZ, e implementos de archivo físico, entre otros.
Ahora bien, este ahorro será mayor si optas por un software de nómina en la nube, podrás disminuir la inversión en equipos, tiempo de implementación, personal de IT, y muchos otros más. Si tu motivador es ahorrar dinero un software de nómina en la nube será la solución adecuada para ti.
4. Disminuye las equivocaciones
Un software de nómina está diseñado para automatizar tanto los procesos como los cálculos esto quiere decir que será más fácil evitar los errores humanos y los empleados que se dedican a gestionar la nómina de tu empresa serán más precisos y mejorarán su ritmo de trabajo.
Cualquiera que haya tenido que liquidar manualmente la nómina de una empresa asegurará que la probabilidad de cometer errores es muy alta, lo que hace que se aumente también la presión por hacer las cosas de forma perfecta y aumente el estrés en el equipo responsable de esta tarea.
Realizar la liquidación de nómina de forma automatizada te permitirá disminuir la tasa de error humano al ingresar, calcular o modificar datos, errores que pueden ser significativamente costosos en una organización, pagos de más, multas y hasta demandas pueden surgir de este tipo de errores que a simple vista pueden parecer insignificantes. La disminución de este riesgo te liberará del estrés de un mal cálculo o el olvido de algún dato, de esta forma un software de nómina hará a tu equipo más competente y protegerá a la empresa de problemas y complicaciones financieras y legales.
Otros errores que puedes evitar en tu nómina
Los errores en la nómina, sin importar cuál sea el tamaño de la empresa, pueden llegar a resultar muy costosos. Quizá te interese saber cuáles son las sanciones asociadas a la liquidación errada de tu nómina.
Un sistema de nómina también te ayuda a reducir la cantidad de errores informáticos, es decir que los datos y los informes que se generen no deberían tener errores. Otro de los aspectos importantes es que puedes de forma rápida, segura y sin errores recolectar la información de otros sistemas para el cálculo de tu nómina.
En conclusión, un software de nómina no solo se encarga de acelerar los procesos, sino que evita la posibilidad de cometer errores.
5. Aumenta el bienestar de tus colaboradores
Para un trabajador, no hay nada peor que llegue la fecha de pago y se dé cuenta que no ha recibido el salario en su cuenta, uno de los factores más importantes que influye en la felicidad de los empleados de una empresa es la puntualidad en el pago, este factor ocupa los primero lugares en las encuestas de satisfacción laboral y clima organizacional.
Con un software de nómina podrás realizar los pagos en línea a tiempo, lo que mejorará el clima organizacional y aumentará no sólo el bienestar de tu equipo sino la reputación de tu empresa.
6. Accede rápido y fácil a tu información
Seguro te ha pasado que necesitas algún dato de un empleado y pasas horas buscando entre carpetas y archivos, o quieres ver algún cambio inmediatamente lo pides y no puedes hacerlo. Este dolor de cabeza se acabará si adquieres un software de nómina, podrás ver los datos en tiempo real, será posible monitorear paso a paso todo el proceso cuando lo necesites. Lo que te permitirá detectar errores en cualquier momento y corregirlos sin tener que esperar a que el proceso de liquidación esté terminado.
Además, si eliges un software en la nube podrás acceder a tu información desde cualquier lugar en cualquier computador. Este beneficio adquiere gran importancia ahora que el teletrabajo es más frecuente en las empresas.
7. Puedes tener seguridad adicional
Todos los sistemas de nómina deben tener seguridad estándar, esto quiere decir que están certificados por el Gobierno Nacional y esto confirma su identidad legal, autenticidad y credibilidad. Estos son los tipos de software que puedes encontrar en el mercado colombiano. Esto sin duda brinda la seguridad que tus empleados necesitan, es decir que la información de cada uno de ellos se encuentra protegida y centralizada haciendo que puedan acceder de forma individual.
Realizar cambios impredecibles en las tarifas y costos de la nómina de tu negocio en muchas ocasiones se convierte en un gran desafío para generar una nómina precisa. En muchas ocasiones, estos cambios se pueden hacer con una actualización del software o con una configuración sencilla. Con un software de nómina te aseguras de que tu próxima nómina contará con los cambios pertinentes.
8. Obtén mayor flexibilidad
Al implementar un software de nómina en tu empresa, éste se programará según tus necesidades, la parametrización de los periodos y cortes de pago, número de personas que lo modifiquen, número de informes etc. se realizarán personalizados para tu negocio. Esto te permitirá mayor flexibilidad, en el momento en el que necesites cambiar alguno de esos parámetros, si creces o decreces en el tiempo, o si sencillamente requieres hacer un cambio rápidamente el software cambiará junto a ti atendiendo rápidamente tus necesidades.
9. Te permitirá ser más estratégico
Tal vez uno de los beneficios más importantes de liquidar tu nómina con un software y el que menos esperan los gerentes es que proporcionará información de vital importancia en la toma de decisiones, esta herramienta facilitará la planeación estratégica y permitirá que se alcancen las metas y objetivos futuros con mayor velocidad. En un mercado cada ves más competitivo y con necesidad de respuesta inmediata, la automatización juega un rol muy importante en el éxito o fracaso de los negocios.
10. Estarás al día con la legislación
Es común que se presenten actualizaciones en la legislación que compete a la liquidación de la nómina, lo cual hará que porcentajes, cálculos y operaciones cambien. Si liquidas tu nómina manualmente esto implicará tiempo que debes invertir en realizar variaciones en la formulación de tu archivo y después de hacer estos cambios revisiones constantes y validaciones que te den la tranquilidad que todo quedó bien. Si liquidas tu nómina con un software, éste se actualizará con la normativa constantemente, por lo que siempre estarás al día y cumplirás con los requisitos que te pide la ley.
11. Te brinda la información necesaria para tu planificación estratégica
Uno de los beneficios más importantes es la ayuda en la planificación estratégica y en la toma de decisiones para tu negocio; esto se debe a que puedes tener información vital para la administración, la atención de asuntos importantes y la toma de decisiones importantes.
A esto se suma, que vas a poder predecir el costo futuro de tu nómina, lo que sin duda te ayuda a establecer los objetivos y las metas en el futuro, y a su vez a darle el rumbo que la empresa necesita.
Estas son las principales ventajas que un software de nómina puede ofrecerle a tu negocio, ten presente que en Loggro contamos con un software de nómina que se adapta a las necesidades de tu negocio, también contamos con un equipo de personal especializado que resolverá tus dudas en el momento que lo necesites.
12. Integración con otros software
A medida que tu empresa crece será necesario que optimices y automatices otros procesos, la contabilidad será sin duda uno de estos procesos, por lo cual, podrás integrar los diferentes software que tengas, esto te permitirá realizar actividades transversales y aprovechar aún más este tipo de herramientas.
Liquidar tu nómina usando un software brinda múltiples beneficios a tu negocio. En el día a día, simplifica y agiliza los flujos de trabajo dentro de la empresa y aumenta la productividad transversalmente en la organización. Pero sobre todo, en el largo plazo, te hace más productivo y aumentará la competitividad de tu negocio, si ya tomaste la decisión y no sabes por donde empezar conoce las 10 características que debe tener tu software de nómina.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
