La gestión de inventarios es un aspecto crucial de las operaciones de cualquier empresa, sin embargo, como cualquier proceso operativo, está sujeta a una variedad de riesgos que, si no se gestionan adecuadamente, pueden tener consecuencias significativas. Puede que no tengas en cuenta riesgos como interrupciones en la cadena de suministro o cambios bruscos en la demanda, las empresas deben estar preparadas para manejar lo inesperado. Es por ello que en Loggro elaboramos este artículo para hablar sobre la evaluación de riesgos en la gestión de inventarios y cómo pueden prepararse para enfrentar incertidumbres y mantener la continuidad operativa.
Tipos de riesgos en la gestión de inventarios
Para poder entender a lo que nos enfrentamos ante una mala gestión de inventarios, es importante comprender los tipos de riesgos posibles en la gestión de inventarios que pueden presentarse, acá te explicamos los más comunes:
1. Riesgos de la cadena de suministro
Las interrupciones en la cadena de suministro debidas a factores como desastres naturales, problemas logísticos, fallas de proveedores o conflictos geopolíticos pueden afectar la disponibilidad de inventarios, estas interrupciones pueden llevar a retrasos en la producción, pérdida de ventas y aumento de costos. Te damos un ejemplo: un terremoto en una región donde se encuentra un proveedor clave puede interrumpir la entrega de componentes esenciales de tu proceso, si ellos no logran despachar tu operación puede llegar a detenerse por completo.
2. Riesgos de demanda
Las fluctuaciones en la demanda pueden surgir por cambios en las preferencias del consumidor, estacionalidad, competencia o cambios económicos. Una mala previsión de la demanda puede resultar en exceso de inventario o desabastecimiento, ambos de los cuales tienen implicaciones financieras negativas. Imaginemos que tienes un restaurante y por casualidad va un influencer, monta una historia que ven miles, en semanas recibes el triple de tu demanda normal, resultando en un rápido desabastecimiento y la pérdida de oportunidades de ventas durante esta temporada alta.
3. Riesgos operacionales
Factores como errores humanos, fallas en los sistemas de información y problemas de calidad pueden afectar la gestión de inventarios. Por ejemplo, errores en la entrada de datos pueden llevar a una incorrecta contabilización del inventario y afectar las decisiones operativas.
4. Riesgos financieros
Cambios en las tasas de interés, fluctuaciones en los tipos de cambio y variaciones en los precios de las materias primas pueden afectar los costos de inventario y la rentabilidad. La sincronización con la gestión financiera adecuada es crucial para mitigar estos riesgos. La devaluación de la moneda de un país, por ejemplo, aumenta el costo de las materias primas importadas, impactando negativamente en el costo de producción y los márgenes de ganancia.
5. Riesgos regulatorios y de cumplimiento
Las regulaciones gubernamentales y las normas de cumplimiento pueden cambiar sin aviso, afectando la disponibilidad y el costo de los productos. Como empresa hay que mantenerse actualizada con los cambios regulatorios y asegurarse de cumplir con todas las leyes aplicables. Además, nuevas regulaciones medioambientales que limitan el uso de ciertos materiales pueden obligar a una empresa a cambiar su proveedor habitual, incrementando los costos y los tiempos de entrega.
¿Cómo hacer una evaluación de riesgos en la gestión de inventarios?
La evaluación de riesgos implica identificar, analizar y priorizar los riesgos que pueden afectar la gestión de inventarios. Un enfoque sistemático para la evaluación de riesgos incluye los siguientes pasos:
Paso 1: Identificación de riesgos
Trata de identificar todos los posibles riesgos que pueden afectar la disponibilidad y gestión de tus inventarios. Recuerda incluir riesgos conocidos y desconocidos, reúne a tu equipo y haz una lluvia de ideas de lo que puede suceder en tu industria.
Paso 2: Análisis de riesgos
Una vez listados tus posibles riesgos, debes evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado. Te puede ayudar la realización de análisis cualitativos y cuantitativos para entender la gravedad de cada riesgo.
Paso 3: Priorización de riesgos
En este paso debes clasificar los riesgos en función de su probabilidad y su impacto en la operación empresarial. Con esta priorización te podrás enfocar en estrategias que cubran los riesgos más críticos para tu negocio.
Paso 4: Desarrollo de estrategias de mitigación
Diseñar planes de acción para reducir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y minimizar su impacto si se materializan.
Paso 5: Monitoreo y Revisión
Implementar un sistema continuo de monitoreo y revisión de riesgos para asegurar que las estrategias de mitigación sean efectivas y ajustar los planes según sea necesario.
Ventajas de un Software de inventarios para mitigar riesgos
| Ventajas | Descripción |
|---|---|
| Visibilidad en tiempo real | Permite monitorear inventarios en tiempo real, reduciendo el riesgo de desabastecimiento o sobreinventario. |
| Automatización de procesos | Automatiza la actualización de datos y la reposición de inventarios, minimizando errores humanos y asegurando precisión. |
| Análisis predictivo | Utiliza datos históricos para predecir demandas futuras y evitar acumulaciones innecesarias de inventario. |
| Optimización de almacenes | Mejora la gestión del espacio de almacenamiento, reduciendo riesgos asociados a la obsolescencia y deterioro de productos. |
| Alertas proactivas | Genera alertas automáticas para reabastecimiento y vencimientos, ayudando a mitigar riesgos antes de que ocurran. |
| Integración con proveedores | Facilita la comunicación con proveedores para asegurar una cadena de suministro eficiente y sin interrupciones. |
| Control de costos | Monitorea y controla costos asociados a la gestión de inventarios, permitiendo ajustes oportunos para evitar pérdidas financieras. |
| Trazabilidad y auditoría | Registra movimientos y cambios en el inventario, facilitando auditorías y asegurando el cumplimiento de normativas. |
| Flexibilidad y adaptabilidad | Permite ajustar estrategias de inventario según cambios en el mercado o en la demanda, mitigando riesgos asociados a fluctuaciones. |
| Reducción de pérdidas | Minimiza pérdidas por robo, fraude o deterioro mediante controles estrictos y reportes detallados. |
¿Qué cambios debo hacer en nuestras prácticas de gestión de inventario?
La gestión proactiva del inventario será esencial. Tendrá que saber en tiempo real qué sucede con las materias primas, el trabajo en proceso – workflow, los productos terminados incluyendo niveles de reabastecimiento, recepciones y requisiciones. Es importante tener presente algunas funciones de la cadena de suministro:
- Recepción: aquí es donde ocurren muchos problemas de gestión de almacenes, a menudo debido a errores humanos. Sin embargo, en una operación de fabricación soportada por un ERP, se utilizará la tecnología para escanear e ingresar artículos inmediatamente en el inventario; generando fácilmente el reabastecimiento de productos o materias primas.
- Gestión de inventario: Supervisará la disponibilidad del inventario de forma continua.
- Seguimiento de artículos: tendrá visibilidad en tiempo real de las cantidades y ubicaciones del inventario, incluidos los datos de trazabilidad, como los números de lote y de serie.
- Identificación de etapas del proceso de fabricación: mediante el uso de un sistema ERP que integra el inventario con la producción e incluye la gestión de operaciones de fabricación, tendrá visibilidad en tiempo real de qué inventario se asigna a qué trabajos, cuándo se consumió y si hubo variaciones.
- Recolección: la precisión, velocidad y visibilidad del proceso de recolección se mejora mediante el uso de escáneres o etiquetas en los artículos, de esta manera sabrá en tiempo real dónde debe recoger los productos y rastrear su ubicación.
- Envíos: cuando los artículos del inventario tienen una etiqueta o código de identificación podrá realizar procesos automatizados, conocer el medio por el cual se van a transportar, enviar al cliente un aviso de envío por adelantado o una factura, y marcar la orden de venta como enviado/facturado en el sistema ERP.
Estrategias para mitigar riesgos en la gestión de inventarios
Ahora que conoces los tipos de riesgos de la gestión de inventarios te preguntarás, cuáles son las posibles soluciones para esta problemática, acá te mostramos algunas opciones que puedes implementar:
- Diversificación de proveedores: Depender de un único proveedor puede ser muy arriesgado. Las empresas deben diversificar su base de proveedores para reducir la vulnerabilidad a interrupciones en el suministro, y sabemos que tienes tu proveedor favorito, sin embargo, establecer relaciones con múltiples proveedores en diferentes ubicaciones geográficas puede mitigar este riesgo.
- Mantenimiento de inventarios de seguridad: Mantener un nivel de inventario de seguridad puede ayudarte a enfrentar inesperados picos de demanda o interrupciones en la cadena de suministro. Un nivel adecuado de inventario de seguridad debe ser determinado en función del análisis de riesgos y de cifras históricas como la demanda que has tenido en el pasado, si cuentas con un software de inventarios, será una tarea fácil.
- Implementación de tecnologías de gestión de inventarios: Utilizar tecnologías avanzadas como softwares especializados, el Internet de las Cosas (IoT), la inteligencia artificial y el aprendizaje automático puede mejorar la previsión de la demanda, optimizar los niveles de inventario y aumentar la visibilidad en tiempo real.
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- Análisis y planificación de la demanda: Realizar análisis de tendencias y planificación de la demanda te proporcionará información valiosa para evitar acumulaciones innecesarias o faltantes que puedan afectar la operatividad. Utilizar datos históricos y análisis predictivos puede ayudar a anticiparse a las fluctuaciones de la demanda.
- Desarrollo de planes de contingencia: Desarrollar y mantener planes de contingencia para diferentes escenarios de riesgo es esencial. Estos planes deben incluir estrategias específicas para continuar las operaciones en caso de interrupciones en la cadena de suministro, fallas tecnológicas o desastres naturales.
- Colaboración y comunicación: Fomentar una cultura de colaboración y comunicación abierta entre todos los niveles de la organización y con los proveedores es crucial para identificar y gestionar riesgos de manera efectiva. La comunicación fluida ayuda a responder rápidamente ante problemas y a implementar soluciones adecuadas.
- Capacitación y desarrollo del personal: Capacitar al personal en la identificación y gestión de riesgos asegura que todos los empleados estén listos para enfrentar situaciones imprevistas. La formación continua y el desarrollo de habilidades garantizan que el equipo esté preparado para manejar cualquier desafío relacionado con la gestión de inventarios.
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¿Qué métricas debe usar para evaluar cómo impacta positivamente el ERP en la administración de su inventario?
Administre y controle de manera eficiente las métricas y los artículos de su inventario, por medio de un software ERP y garantice la continuidad en sus procesos de fabricación.
- Costo de transporte: combina los costos principales de administrar el inventario, incluidos los costos de mano de obra y almacenamiento, así como los costos de vida útil de los productos. Es una métrica útil para rastrear cuánto capital de trabajo se asigna al inventario.
- Eficacia de la tasa de cumplimiento: mide la tasa de éxito del cumplimiento de pedidos, por ejemplo, puntualidad en la fabricación, embalaje, distribución y entrega final.
- Tiempo del ciclo del pedido: el tiempo total transcurrido desde que un cliente realiza un pedido hasta que lo recibe. Es útil para determinar la eficacia de los procesos desde las ventas hasta la producción y el cumplimiento.
- Recolección de pedidos, empaque, precisión de envío: los sistemas manuales pueden presentar muchos errores, lo que resulta en costos como devoluciones, reprocesos e incremento de los tiempos trabajados; con los sistemas automatizados se mejoran y optimizan estas métricas traduciéndose en mejoras en toda la cadena de producción.
- Rotación de inventario: define la cantidad de veces que una empresa vende y reemplaza su stock de productos en un período. También le permite establecer a qué líneas de productos debe enfocar sus esfuerzos para que la producción sea continua, dependiendo de la demanda del mercado.
Adoptar una cultura de gestión de riesgos y capacitación continua posiciona a las empresas para enfrentar con éxito cualquier adversidad y aprovechar oportunidades futuras. Al final del día, una gestión de inventarios eficaz y resiliente mejora la eficiencia operativa, y fortalece la capacidad de la empresa para cumplir con las expectativas de los clientes y garantizar su crecimiento sostenible.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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