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Cuando manejas un negocio te das cuenta de la importancia que tiene los inventarios en la administración y éxito de tu emprendimiento.
Además, deberás aprender a identificar los diferentes tipos de inventarios en una empresa, y así mismo encontrar las diferentes estrategias que puedes aplicar para contar con un inventario saludable.
Te contaremos algunas de estas estrategias profundidad para que decidas cuáles puedes aplicar en tu empresa. Pero primero aclaremos la importancia de los inventarios.
¿Por qué es importante tener un control de inventarios?
Contar con un buen control de inventarios será muy útil para ti, puedes asegurar la demanda y evitar problemas de suministro, reduciendo pérdidas y costos innecesarios de almacenamiento. De ahí la importancia de contar con un control de ellos e implementar mecanismos y estrategias que logren mejorarlo.
Tener un eficiente manejo de inventarios dependerá en gran parte del tipo de empresa que manejas, su producción, venta y demanda.
Estas son algunas estrategias para mejorar tus inventarios:
Automatizar tus procesos de control de inventarios
Esta estrategia aplica para cualquier tipo de negocio, no importa si eres una Pyme o una gran empresa, la automatización es un pilar fundamental para la mejora de los inventarios. Gracias a este proceso podrás sistematizar labores operativas que generan largos tiempos y errores al ser hechos por un trabajador.
Llevar el control manual es uno de los principales errores en el manejo de los inventarios, es un riesgo que en la actualidad se puede evitar con múltiples herramientas que se encuentran a la mano sin incurrir en grandes costos. Desde un completo sistema de ERP en la nube , un software de control de inventarios, lectores de códigos de barras, son innumerables las posibilidades.
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Desarrolla un plan Logístico
El correcto control de los inventarios de una compañía no da espacio para la improvisación, debes obligatoriamente tener un plan logístico que apoye este proceso para poder tener buenos resultados a la hora de operar.
Son muchas las actividades que puedes incluir en un plan logístico, sin embargo, estas son las principales por las cuales puedes empezar:
- Establece cuáles son los niveles de stock óptimos
Este punto trata de entender la cantidad exacta de inventario que debes tener para atender a tus clientes, obteniendo la máxima rentabilidad posible y reduciendo los costos de almacenaje al mínimo.
Para esta tarea es necesario que analices profundamente el tipo de negocio que tienes, aspectos como:
- Tipo de demanda: si tu demanda es constante o estacional
- Rotación de existencias: analizar cada elemento que tanto se vende para así definir las existencias según su demanda.
- Tipo de Producto: acá debes analizar temas como Si tu producto es perecedero y no puedes tenerlo durante mucho tiempo en stock, o si no importa en lo absoluto y puedes tenerlo indefinidamente.
- Tiempos de entrega: Cada proveedor toma un tiempo en abastecerte, por lo que debes tener estos tiempos en cuenta para la planeación y solicitar lo que necesites en el tiempo justo.
- Designa responsables y funciones:
Si no hay un doliente no hay correcta administración, necesitas a alguien que tenga el perfil adecuado para que sea la cabeza visible de este proceso, seguro has visto como el gerente de una Pyme quiere encargarse de todo y ser el responsable de todos los procesos, grave error. Debes definir los responsables y las tareas para que cada una de las personas involucradas sepa que debe controlar y verificar.
- Mantén la frecuencia de las tareas:
La mayoría de las tareas en las que debemos incurrir para realizar un inventario son engorrosas y demoradas, es por eso por lo que a veces queremos evitarlas y hacemos las actividades solo cuando es necesario muchas veces dejando pasar largos periodo de tiempo sin revisarlas. Es fundamental que además de definir las tareas, definas la periodicidad con las que se debe hacer cada una de ellas y garantizar que se cumpla. Lleva un control exacto de cuándo fue la última vez que alguien hizo cada tarea, quién la hizo y cuándo la debe volver a hacer.
- Autoevalúate
Evalúa las prácticas, los errores frecuentes, las pérdidas y plantea posibles soluciones que eviten que vuelvan a suceder.
- Apoyo Tecnológico
Y Si, sabemos que ya lo mencionamos, pero este es un tema muy importante, el mejor aliado de un eficiente control de inventarios es contar con herramientas tecnológicas. Debes especificar y elegir cuáles son las herramientas tecnológicas que usarás, y monitorear constantemente que otras nuevas existen para renovar.
Realiza informes de gestión:
En el control de inventarios el análisis de la información es esencial. Es importante que continuamente estés mejorando los procesos y creando nuevos controles para el correcto manejo de los inventarios. Poder generar informes de gestión en cualquier momento toma una relevancia especial.
Este es uno de los beneficios que tienen los softwares de control de inventarios son los precisos para estos, con ellos puedes a tan sólo un clic generar cualquier tipo de informe que quieras y desde el lugar en el que estés, de esta forma puedes controlar tus procesos y saber exactamente cuánto dinero tienes invertido en tus inventarios.
Apóyate en tu aliado tecnológico
Generalmente vemos a nuestros proveedores como entes externos a nuestro negocio, pero esto no siempre tiene que ser así, los desarrolladores de software cuentan con una experiencia que te puede ser de gran ayuda, pregúntale que herramientas existen que puedan ser transversales en tu empresa, o tal vez, si el software que tienes de facturación también puede ayudarte a que cada vez que realices una venta puede el sistema actualizar automáticamente tus inventarios, generar reportes, son infinitas las posibilidades.
Para el empresario el control de sus activos es muy importante, cada peso es importante, así como identificar posibles fugas de dinero, ahorros y posibles mejoras en la utilidad, sin esto su negocio no puede crecer ni hacer frente al dinámico entorno en el que vive. Analiza, ¿estás llevando un correcto control de tus inventarios? ¿hay algo que puedas mejorar? ¿ya tienes las herramientas tecnológicas suficientes para estar a la altura de tus competidores?
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
