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En Colombia son muchos los contribuyentes que tienen dudas acerca de cómo deben proceder con el pago de la nómina electrónica y sus documentos soporte de pago para empleados y personas que trabajan por prestación de servicios.
Por esta razón te contamos si puedes o no pagar tu nómina electrónica en efectivo y otras razones más que debes tener en cuenta ante esta situación para evitar problemas fiscales con la DIAN.
Manejo Eficiente de la Nómina Electrónica: Claves para Empresarios en Colombia
¿Puedo pagar la nómina de mis empleados en efectivo?
La Ley Colombiana no les exige a los empresarios que les paguen los salarios a sus empleados por medio de una cuenta bancaria, es decir que los empresarios se encuentran obligados a pagar en efectivo o por medio de cheque a los trabajadores que no deseen tener una cuenta bancaria.
Pero, la Ley Tributaria Nacional, exige en Declaración de Renta y otros procedimientos tributarios los comprobantes de las transacciones. Es presentar información exacta y evitar inconvenientes con la DIAN es necesario pagar mediante cuentas bancarias, aunque no haya normatividad explícita que lo exija.
¿Cómo se debe pagar la nómina electrónica?
Cómo lo ves, la nómina electrónica se puede pagar en efectivo. Lo que debes hacer en esta situación es reportar si es en efectivo o por medio de una cuenta bancaria, en este último caso debes informar el nombre del banco, el tipo de cuenta y el número de cuenta en la que se le consigna el salario a cada trabajador.
Otra cosa que debes tener en cuenta para realizar un pago de nómina en efectivo es que a pesar de que la Ley lo permita esta misma no permite deducir el impuesto a la Renta a los salarios que se paguen en efectivo, algo que es de mucho interés a la hora de pagar los tributos de una empresa y uno de los principales motivos por los que se creó la nómina electrónica.
En otras palabras, hoy en día es obligatorio que los trabajadores tengan una cuenta bancaria en la que les consignen su nómina o salario y con el fin de que las empresas tengan beneficios tributarios por medio de la nueva nómina electrónica que implementó la DIAN con la Resolución 000013 de 2021.
Documento soporte de pago de la nómina electrónica para pagos en efectivo
Según la Resolución en mención, el documento soporte de pago de la nómina electrónica debe cumplir ciertos requisitos; además, debe incluir como mínimo la información que mencionaremos a continuación.
- Denominarse documento soporte de pago de la nómina electrónica.
- Incluir apellidos y nombre o la razón social y el NIT del obligado a emitir la nómina electrónica.
- Apellidos y el nombre junto con el número de identificación del beneficiario del pago.
- Código CUNE.
- Número para numeración consecutiva.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor que devenga cada empleado en la nómina.
- Contenido y valor de los conceptos que hacen parte de los valores que se deducen.
- Valor total diferencial entre el total devengado y el total deducido.
- El contenido que indica el anexo técnico del documento soporte de pago de la nómina electrónica.
- Incluir el medio de pago con su respectivo código, que el obligado a emitir la nómina electrónica utiliza para pagar la contraprestación económica a sus empleados, según como lo indica el anexo técnico de la Resolución 00013 en la tabla 5.3.3.2.
- Fecha y hora en que generas tu documento.
- Firma digital.
- Apellido y nombre o razón social y NIT, del proveedor autorizado por la DIAN, y la identificación de su software.
Como lo notas, entre los requisitos del documento soporte de pago de la nómina electrónica está incluir el medio de pago con el respectivo código que se encuentra en el cuadro 5.3.3.2 del anexo técnico de la Resolución 000013 de 2021.
Códigos de medios de pago para la nómina electrónica
Como ya lo dijimos, en el cuadro 5.3.3.2 del anexo técnico de la resolución en mención es posible encontrar hasta 99 métodos de pago que dependiendo el caso lo debes incluir con el código en tu documento soporte de pago de tu nómina electrónica, así que tenlo presente y ubica tus conceptos de forma correcta.
¿Lo que debes tener en cuenta si pagas tu nómina en efectivo?
Si decides pagar tu nómina en efectivo, por el caso que sea, lo mejor es que te asegures emitiendo un comprobante lo más formal posible en donde se evidencie el valor de la nómina del empleado y las respectivas retenciones o descuentos; además hazlo firmar por el empleado para que quede como constancia si existe alguna reclamación en el futuro, con seguridad te ayudará a tener controlado el dinero que sale de tu empresa, será más fácil contabilizarlo y te evita problemas legales.
¿Por qué pagar mi nómina utilizando cuentas bancarias?
Con la implementación de la nómina electrónica y teniendo en cuenta la legislación colombiana, lo mejor que debes hacer para pagar la nómina de tu empresa es por medio de cuentas bancarias, porque la DIAN pretende sistematizar este proceso implementado la nómina electrónica y es más fácil utilizando transacciones bancarias.
Estas transacciones son una buena forma de justificar y evidenciar los pagos y a quién se los realizas. Evitas perder documentos soporte de nómina físicos, a diferencia de los métodos tradicionales, como Excel o medios físicos.
Ayudas a utilizar menos papel que se traduce en impacto ambiental favorable y un ahorro extra para tu organización, tu empresa va a tener procesos estandarizados y con tecnología de punta y va a ser coherente con la sistematización que pretende la DIAN.
Utiliza un software de nómina electrónica para pagar
Si aún no estás habilitado para generar y transmitir tu nómina electrónica, te contamos que la mejor forma para hacerlo es contratando los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN, como Loggro. Con este es posible tener procesos más rápidos, automatizados, cumplir con los lineamientos de la DIAN, trabajarás en la Nube, tu información va a estar segura e integrar las cuentas de tus trabajadores para realizar todos tus pagos de forma automática.
Te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que puedes realizar los pagos de tus empleados de la forma que quieras porque tendrás un documento soporte en el que ajustarás tus pagos y otros conceptos más dependiendo de las necesidades de tu empresa, además podrás tener otras ventajas que aportarán en el crecimiento de tu empresa.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
