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En Colombia, los fondos de pensión no están obligados a generar el documento soporte de pago de la nómina electrónica porque no son contribuyentes que respondan por el Impuesto de Renta y Complementarios.

Por otro lado, los empleadores que respondan por el Impuesto de Renta y tengan pensionados a cargo, sí deben emitir los documentos electrónicos para soportar la nómina de sus empleados, en este artículo te contamos todos los detalles para que los tengas en cuenta, si alguno de estos es tu caso.

Ten presente que tener a cargo un pensionado significa:

  1. un pensionado que aún está trabajando en tu empresa
  2. un pensionado a quien no le pagaste seguridad social en su momento y, estás pagando una indemnización de pensión a sobrevivientes.

¿Por qué los fondos de pensiones no deben emitir la nómina electrónica?

Según lo indica el Artículo 23-2 del ET, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez y fondos para cesantías no están catalogados como contribuyentes responsables por el Impuesto de Renta y Complementarios, es decir que, en ningún caso se encuentra obligada a emitir los documentos soporte de pago de la nómina electrónica.

La remuneración que reciben los fondos por su labor de administración constituye un ingreso que es gravable para el mismo fondo y sobre este únicamente se le aplica la Retención en la Fuente.

Fondos administrados por sociedades extranjeras

No están obligados a presentar la declaración del Impuesto Sobre la Renta y Complementarios los fondos de pensiones y cesantías que se encuentran administrados por alguna sociedad supervisada por una autoridad extranjera con la que la Superintendencia Financiera de Colombia haya realizado acuerdos o convenios para intercambiar información y protocolos de supervisión.

En cuanto a las inversiones que tengan en Colombia de capital del exterior de portafolio en Colombia, no deben someterlos a la retención en la fuente.

¿Qué documentos emiten los fondos de pensiones?

El Decreto 358 de 2020 señala que los siguientes fondos deben emitir extractos por las entidades obligadas a facturar:

  • sociedades fiduciarias;
  • fondos de inversión colectiva;
  • fondos de capital privado;
  • los fondos de inversión extranjera;
  • los fondos mutuos de inversión;
  • fondos de valores;
  • los fondos de pensiones y cesantías, para los ingresos que obtengan por el concepto de deposito y otros recursos que sean captados  del público y en general por las operaciones de financiación que efectúen las cajas de compensación, y las entidades estatales que realicen estas operaciones.

¿Cuándo debes emitir los documentos soporte de nómina para pensionados?

Debes emitir el documento soporte de pago por los pensionados que tengas a cargo, bien sea por un nuevo contrato de trabajo o porque respondes por una pensión de sobrevivientes y además eres responsable del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.

¿Quiénes están obligados a emitir la nómina electrónica en Colombia?

Los contribuyentes responsables por el Impuesto de Renta y Complementarios están obligados a generar y transmitir los documentos soporte de pago de la nómina electrónica y sus notas de ajuste para que sean validados.

Lo anterior aplica para contribuyentes que:

  • paguen o realicen abonos a sus empleados en cuentas derivadas por una vinculación, relación laboral o legal y reglamentaria;
  • realicen pagos a los pensionados que tengan a cargo;
  • necesiten soportar los costos y deducciones en el Impuesto de Renta y Complementarios e impuestos descontables sobre el IVA.

Puedes consultar más sobre esta reglamentación en nuestro artículo sobre la Resolución 000013 de 2021.

¿Cuándo debes emitir los documentos soporte de pago para tus pensionados a cargo?

Si cumples con la norma para emitir la nómina electrónica de tu empresa, debes emitir los documentos soporte de pago para los pensionados que tengas a cargo y para tus empleados de acuerdo con los lineamientos de la Resolución 000037 que son los que mencionaremos a continuación.

Calendario para implementar la nómina electrónica en Colombia

Lo primero que debes hacer es habilitarte en el sistema informático de la DIAN. La nueva fecha de habilitación fue el pasado 1 de agosto de 2021. Luego debes iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago y las respectivas notas de ajuste dependiendo del número de empleados con el que cuentes y la fecha establecida.

(H4) Fechas para generar y transmitir los documentos soporte de pago

Las siguientes son las fechas que debes tener en cuenta dependiendo del número de empleados para que inicies con la generación y transmisión de los documentos soporte para los pensionados que tengas a cargo y tus empleados.

  • Si tienes más de 250 empleados debes iniciar el 1 de septiembre de 2021.
  • Con 100 y hasta 250 empleados debes iniciar el 1 de octubre de 2021.
  • Si cuentas con entre 11 y 100 empleados tu fecha de inicio es el 1 de noviembre de 2021.
  • Con 1 y hasta 10 empleados debes comenzar el 1 de diciembre de 2021.

En conclusión, debes identificar cuántos empleados y pensionados tienes a cargo y dependiendo del número inicia con la generación y transmisión de nómina electrónica, para la validación de tus documentos soporte por parte de la DIAN.    

¿Qué pasa si no emito mis documentos soporte de pago?

Si estás obligado a emitir la nómina electrónica para los pensionados que tienes a cargo y para tus empleados y no lo haces, podrás ser sancionado, las sanciones por esta falta se encuentran en el Artículo 651 del ET. No deben superar las 15.000 UVT y se fijará en caso de que se presenten estas situaciones.

  • Podrás ser multado con el 5% de la suma de tu nómina electrónica si no suministras la información que exige la DIAN.
  • En caso de que presentes información errónea y no la corrijas dentro del tiempo que estipula la DIAN tendrás que pagar el 4% de la suma total de tu nómina.
  • La multa por presentar información extemporánea es del 3% del valor de la nómina.

Cuando no sea posible identificar el valor de tu nómina, la multa será de 0,5% de tus ingresos netos, si no tienes ingresos la multa será del 0,5% del cálculo del patrimonio bruto que declares en el año inmediatamente anterior o en tu última declaración de renta o de ingresos y patrimonio.

¿Cómo emito la nómina electrónica en mi empresa?

La mejor forma para emitir la nómina electrónica de tus pensionados a cargo y para tus empleados es utilizando los servicios de un proveedor de nómina electrónica que cumpla con todos los requisitos para esta tarea y que esté autorizado por la DIAN, de esta forma evitarás sanciones y multas al realizar esta tarea.

En Loggro contamos con un software de nómina electrónica con el que podrás emitir fácilmente los documentos soporte de pago para tus pensionados a cargo y para tus empleados, también podrás contar con la asesoría de nuestros expertos y todos los beneficios que este tipo de sistemas trae para tu empresa.


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