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Si debes transmitir nómina electrónica en tu empresa, con el fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario, en este artículo trataremos acerca del reporte de cesantías a través del documento soporte de nómina electrónica y responderemos algunas dudas sobre este tema.
¿Qué es la Nómina Electrónica?
Primero que todo hablemos de la nómina electrónica, documento que hace parte del sistema de facturación electrónica en Colombia y se utiliza en el control que realiza la autoridad tributaria al configurarse como el documento electrónico soporte de costos, deducciones o impuestos descontables derivados de pagos que se hacen generados por una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo de un empleador; está reglamentada mediante la resolución 13 del 11 de febrero de 2021 de la Dian.
Asimismo, es la herramienta perfecta para que tu empresa pueda controlar en tiempo real de forma fácil y segura la información y costos de los empleados. Además, es amigable con el medio ambiente, pues es la sustitución de la nómina de papel y ya no requerirás espacio para su archivo, lo que disminuirá tu costo de almacenamiento y conservación de este.
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¿Qué conceptos debes reportar en la nómina electrónica?
En la nómina electrónica debes reportar todos los valores devengados o devengos, es decir, los ingresos, o remuneración que recibe un empleado por su trabajo e incluye los siguientes rubros tanto salariales como extrasalariales: sueldo, transporte, horas extras, recargo nocturno, dominicales y festivos, vacaciones, primas, cesantías, intereses de cesantías, incapacidades, licencias, bonificaciones, auxilios, compensaciones, pagos en alimentación en modo diferente a dinero, comisiones, anticipos, indemnización, retiro por mutuo acuerdo, dotación, apoyo sostenimiento, teletrabajo, reintegro, entre otros.
Además, se reportan todas las deducciones, que están conformadas por las retenciones o descuentos que se aplican a la nómina de los empleados, tales como salud, pensión, fondo solidaridad, salud complementaria, educación, aporte al sindicato, anticipos, pensión voluntaria, AFC, cooperativas, retención en la fuente, embargos, deudas con la empresa, deducciones a favor de un tercero, libranzas.
¿Cuándo debes reportar la nómina electrónica?
Deberás generar los documentos soporte de pago de nómina de forma electrónica y notas de ajuste, a través de un software especializado, suministrado por la DIAN, de desarrollo propio de tu empresa o contratado con tu proveedor tecnológico de confianza. La elección de un proveedor tecnológico especializado te permitirá realizar tu proceso de generación y transmisión de nómina electrónica, además de organizar y adquirir procesos electrónicos más eficientes para así crecer y optimizar el tiempo de tu equipo.
Es decir, una vez escogido tu software, deberás generar y transmitir mensualmente a la DIAN los documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste, sin importar la periodicidad con la que pagas a tus trabajadores.
Así las cosas, las empresas están obligadas a trasmitir el mencionado documento soporte de pago de nómina electrónica para cada uno de los empleados que tenga a su cargo y transmitirlos a la Dian los primeros 10 días calendario del mes siguiente al cual corresponde el pago.
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¿Qué son las cesantías e intereses de cesantías?
Las cesantías son una prestación social, un beneficio legal a favor de los empleados; son pagadas por las empresas o empleadores y equivale a un mes de salario por cada año trabajado de cada empleado, o en su defecto, la proporción equivalente a los meses trabajados.
El objetivo es proteger al empleado temporalmente en caso de que termine su relación laboral o empleo, por ello la ley las estableció como obligatorias tanto a empresas públicas como privadas y deben tener una rentabilidad mínima garantizada. El empleador debe pagar a los trabajadores unos intereses de cesantías que se calculan sobre el valor las cesantías que tenga acumuladas al 31 de diciembre, a una tasa del 12% anual y son diferentes a los rendimientos financieros que reportan los fondos administradores.
¿Cómo se reportan las cesantías en nómina electrónica?
Ahora bien, con respecto al reporte de cesantías e intereses de cesantías es necesario recordar que estos son valores devengados por el trabajador, que no constituyen salario, y la inclusión de estos valores en el documento soporte de pago de nómina electrónica deberás hacerla teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado.
En otras palabras, el pago de cesantías e intereses de cesantías se reportan a la Dian a través de la nómina electrónica en el periodo que se realiza el pago al trabajador, es decir, si se pagan en octubre se generan y transmiten para validación en el documento soporte de nómina electrónica en los primeros 10 días de noviembre.
Pero, atendiendo el concepto jurídico No 100202208-08 expedido por la Dian, las cesantías acumuladas por cada trabajador a 31 de diciembre y sus intereses de cesantías correspondientes se deben reportar en el documento soporte de pago del periodo de diciembre, de esta forma podrán ser deducidos de los impuestos del año en que se causó el pago de este valor, aunque sean consignados posteriormente a los fondos administradores, pues los empleadores tienen plazo para consignarlos hasta el 14 de febrero del año siguiente y los intereses de cesantías se pagan a los empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
Además, en el mismo concepto se explica que una cosa es la liquidación de nómina y el desprendible o colilla de pago que recibe el empleado y otra cosa es el reporte de la nómina que se envía a la Dian, razón por la que estos documentos pueden tener diferencias en la información reportada. En síntesis, si el empleado termina o finaliza su relación de trabajo, se le pagan las cesantías e intereses, proporcionales a los meses trabajados y se reporta en el documento soporte de pago del mes que se causa, si se retira en octubre, se reporta los primeros 10 días de noviembre. Si el trabajador acumula cesantías a 31 de diciembre y continua su relación laboral para el año siguiente, el empleador deberá reportar las cesantías y sus intereses en el documento soporte de pago de nómina electrónica del mes de diciembre que trasmite los primeros 10 días del mes de enero del año siguiente y deberá pagar los intereses al empleado con el pago de nómina del 31 de enero, igualmente deberá a través de una planilla de cesantías consignar a un fondo administrador este valor a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
Sobre el Autor:
Luisa Turriago
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