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Con el proceso de transformación digital que ha implementado la DIAN durante los últimos años, los requerimientos de nuevos procesos electrónicos han sido tema de conversación y preocupación entre los empresarios. La nómina electrónica ha sido el más reciente requisito obligatorio para los a los contribuyentes responsables del impuesto de renta, si todavía no sabes en que consiste este proceso de transmisión de nómina electrónica.
En este artículo te explicaremos las generalidades del tema y responderemos una pregunta común que surge en la implementación de esta, ¿se debe transmitir la nómina cuando se ha causado y no se ha pagado?
¿De qué se trata la Nómina Electrónica?
En términos generales, la nómina electrónica es la digitalización de tus documentos soportes de pago de nómina a empleados y notas de ajuste; y se hace con el fin de transmitir esta información a la DIAN, como soporte fiscal de costos y deducciones en la declaración de impuestos de renta por medio de un software especializado para tal fin que puede ser propio, gratuito o el de un proveedor tecnológico; además, por medio de este podrás enviar a los empleados a través de correo electrónico, sus soportes de nómina o desprendibles de pago.
¿Qué es el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste?
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es un archivo digital en formato .XML que debes emitir por separado de la liquidación de nómina y contiene información acerca de los pagos o abonos relacionados con la nómina que se le paga a cada empleado, esto se refiere a los valores devengados de nómina, los valores deducidos por parafiscales y el valor neto a pagar; se genera y reporta de forma mensual.
Es importante aclarar, que la liquidación de nómina es la que se hace entre empleador y empleado, así que se genera según la periodicidad de pago que hayas determinado en tu empresa.
Las notas de ajuste a un documento soporte de pago de nómina electrónica, son documentos electrónicos que permiten eliminar, anular o modificar datos en la nómina electrónica ya sea por un error matemático o por un error en el contenido del documento soporte de pago.
No olvides que tanto el documento soporte pago de nómina como las notas de ajuste de este, se pueden hacer por medio de un software especializado en nómina electrónica y deberán cumplir con las políticas de tratamiento de datos personales, debido a que la información que contiene es confidencial.
¿Cuándo se debe transmitir la nómina electrónica?
Según la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, todas las empresas y personas obligadas a emitir nómina electrónica deben generar los documentos de nómina cada mes y trasmitirlo de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, atendiendo la periodicidad del artículo 3, es decir, de manera mensual, indiferentemente de la periodicidad de pago.
La misma resolución en su artículo 8 establece que los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste tendrán plazo para ser trasmitidos a la DIAN dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.
Como recordarás, la nómina electrónica genera beneficios tributarios a los contribuyentes que están obligados a transmitirla, ya sean personas naturales o jurídicas.
¿Qué es causación de la nómina?
Seguramente ya sabes que en el proceso contable de tu empresa primero debes liquidar la nómina, que consiste en calcular los valores devengados por los días trabajados y las deducciones que se realizan al salario de los empleados durante este mismo periodo con el fin de obtener el valor neto a pagar.
Posterior a liquidar la nómina de cada empleado, se debe realizar el registro contable de los egresos por salarios, bonificaciones, horas extras y deducciones por pagar; a este registro contable se le denomina causación de la nómina, pues esto permite crear la cuenta por pagar para hacer efectivo el pago.
¿Se debe transmitir el documento soporte de la nómina causada y no pagada?
Esta es una pregunta muy frecuente, y nos remite nuevamente a consultar la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, los artículos 4 y 5 nos permiten concluir que la nómina electrónica que sólo está causada también tendría que ser transmitida, debido a que cuando se causa se está generando la cuenta por pagar de un costo, y este costo se resta de la base gravable y el propósito de transmitir los documentos soportes de pago de nómina electrónica es soportar el costo o gasto que se pretende deducir en el impuesto de renta.
Pero se tendría que revisar algunos casos, por ejemplo, cuando en la nómina se hace retención en la fuente, pues al causar la nómina y transmitirla, se está contabilizando esta retención y no se ha pagado, ¿cómo liquidaría la empresa el pago de la retención en la fuente?
Otro caso sujeto de revisión, es la declaración de renta de los empleados que no han recibido el pago de nóminas causadas y transmitidas a la DIAN sin pago. Los ingresos reales del trabajador no serán iguales a los que están reportados a la DIAN, y su declaración no coincidirá.
Asimismo, si es el caso contrario, es decir que eres persona natural y no estás obligado a llevar contabilidad, pero liquidas y pagas la nómina de tus empleados, debes transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica de las nóminas pagadas, y las deducciones del impuesto de renta sólo tendría en cuenta las nóminas pagadas y transmitidas electrónicamente.
En conclusión, de acuerdo a la resolución mencionada, y mientras la DIAN no se pronuncie aclarando el tema, todas las nóminas causadas, aunque no se hayan pagado, deben ser transmitidas a través de un documento soporte de pago de nómina electrónica, pero esto puede mostrar inconsistencias en la liquidación de la retención en la fuente de las empresas y en las declaraciones de renta de los empleados.
Como ya debes saber para transmitir los documentos electrónicos de nómina debes contar con un software especializado, ya sea la opción gratuita que ofrece la DIAN, un sistema propio desarrollado por tu empresa, o uno suministrado por tu proveedor tecnológico, si quieres conocer nuestro software de nómina electrónica, obtén una prueba gratis.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
