La nómina electrónica es el nuevo requisito fiscal que ha implementado la DIAN por medio de la Resolución 000013 de 2021 para gran parte de las empresas colombianas.
Guía Completa para la Gestión Efectiva de Documentos de Soporte en la Nómina Electrónica: Generación, Transmisión y Validación
Tiene un proceso de generación, transmisión y validación de su documento soporte de pago de nómina electrónica. Si necesitas realizar alguna corrección, debes hacerlo utilizando las notas de ajuste de este documento. En este artículo te contamos todo lo que debes saber para que las elabores de forma correcta.
¿Qué son las notas de ajuste para el documento soporte de pago de nómina electrónica?
Son el mecanismo que se debe utilizar para remplazar los documentos soporte de pago de la nómina electrónica, y/o alguna otra nota de ajuste, para los casos en que las notas necesiten algún ajuste; en este último caso cabe destacar que el código CUNE de cada documento que se reemplace no puede ser utilizado nuevamente.
Las notas de ajuste se caracterizan por ser documentos electrónicos que constituyen el medio por el que se realizan los ajustes necesarios para el documento soporte de pago de nómina electrónica, bien sea por errores en el contenido o aritméticos; por esto el contribuyente debe ajustar o corregirlos, siguiendo y cumpliendo con todas las condiciones, términos, mecanismos tecnológicos y técnicos que indica la DIAN para que puedan ser validados.
¿Cuándo se emiten las notas de ajuste en la nómina electrónica?
Según el Artículo 17 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 las notas de ajuste se realizan luego de los errores en los documentos soporte de pago de la nómina electrónica. Cuando necesites elaborarlas, debes generarla y transmitirla para su respectiva validación, siguiendo las indicaciones de las secciones 2, 3 y 4 del título 5 de la Resolución en mención, que son las que mencionaremos a continuación.
Notas de ajuste y errores en la nómina electrónica
Cabe destacar que, las notas de ajuste del documento soporte de pago de la nómina electrónica, son el mecanismo que se debe utilizar para eliminar documento de nómina, o una nota de ajuste, para los casos en donde se haya transmitido algún documento por error, en este caso no se tendrán en cuenta los numerales 4, 5, 6 y 11 del Artículo 17 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021.
Denominación de las notas de ajuste
Las notas de ajuste deben estar denominadas expresamente como lo que son “Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica” según el caso que corresponda.
Numeración consecutiva
Otro aspecto importante de las notas de ajuste es llevar el número que corresponde al sistema de numeración consecutivo interno que ha sido aprobado por la DIAN para los documentos de los obligados a emitir la nómina electrónica.
El código CUNE del documento soporte de la nómina electrónica
Es importante incluir el número del código CUNE y la fecha en que se utilizó para la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica. Hará referencia a la nota de ajuste para el caso que sea necesario.
Valores devengados
Las notas de ajuste también deben incluir el contenido y los valores de los conceptos que hacen parte del valor devengado de la nómina. Se debe realizar siguiendo los lineamientos del anexo técnico del documento soporte de pago.
Valores deducidos
Otro aspecto que deben incluir las notas de ajuste es el contenido y los valores de los distintos conceptos que hacen parte de los valores que son deducidos de la nómina, los cuales también deben estar teniendo en cuenta los lineamientos del anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Valor total diferencial
A esto se suma que tu nota de ajuste debe incluir el valor total diferencial, este tiene que ver con la diferencia que existe entre el valor total devengado de la nómina menos el valor total que se debe deducir en esta.
Incluir el código CUNE del documento soporte de pago de la nómina electrónica
Las notas de ajuste deben incluir el código CUNE (Código Único del documento soporte de pago de nómina electrónica), del documento de nómina que se desea reemplazar.
Código CUNE de la nota de ajuste
La nota de ajuste debe incluir su respectivo código CUNE con el fin de poder identificarlo en caso de ser solicitado nuevamente o para asuntos internos de tu empresa.
¿De qué tipo es?
Es importante que la nota de ajuste indique de qué tipo es, esto depende del caso en que corresponda.
Fecha y hora
Otro aspecto importante para la elaboración de las notas de ajuste de la nómina electrónica es incluir la fecha y hora en que se ha realizado.
Identificación de los sujetos obligados a emitir la nómina electrónica
Las notas de ajuste también deben incluir los apellidos y nombres o la razón social junto con el NIT (Número de Identificación Tributaria) del obligado a generar y transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica.
Identificación del beneficiario del pago
Otro aspecto importante que debe incluir tus notas de ajuste es los apellidos y nombres o la razón social y el NIT de quien sea el beneficiario del pago de la nómina.
Firma electrónica en la nómina electrónica
Uno de los requisitos primordiales para distintos trámites fiscales es utilizar el Instrumento de firma electrónica. Para el caso de la nómina electrónica y sus notas de ajuste, también debes utilizarlo teniendo en cuenta las normas vigentes y la política de firma electrónica que establezca la DIAN al momento de generar el documento con el fin de garantizar autenticidad, integridad y el no repudio del documento.
Estos son los principales aspectos y lineamientos que debes conocer acerca de las notas de ajuste del documento soporte de pago de la nómina electrónica. Ten presente su uso y los requisitos para que al elaborarlas sean validadas por la DIAN. Por otro lado, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que vas a poder realizar tus notas de ajuste de forma fácil y cumpliendo con todos los requisitos que exige la DIAN, además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas para solucionar las dudas que tengas en el momento que quieras.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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