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Las personas naturales que no responden por el IVA, porque no se encuentran obligados a facturar electrónicamente, no deben emitir su nómina electrónica si no tienen empleados y si son responsables del impuesto de Renta.

En el caso contrario están obligados a emitir el documento soporte de pago para reducir costos y gastos en su declaración de renta.

¿En qué casos las personas naturales no deben emitir la nómina electrónica?

Están exentas de emitir la nómina electrónica las personas naturales que no se encuentren obligadas a emitir facturas electrónicas de venta, porque hacen parte del Régimen ordinario y porque aún no deben hacer parte del Régimen Simple de Tributación.

Funcionan como no responsables del IVA tal cual como lo indica el Artículo 616-2 del ET, porque no deben declarar renta y porque no tienen vínculos laborales con empleados a los que deben realizarse abonos o pagos por la remuneración de los servicios que les preste. 

¿En qué casos las personas naturales deben emitir la nómina electrónica?

Las personas naturales que declaran renta y que cuentan con empleados deben elaborar el documento soporte de pago de nómina electrónica, porque toman este gasto en su declaración de renta anual, según las indicaciones que se encuentran en los Artículos 4 y 6 de la Resolución 000013 de 2021.

¿Cuándo deben emitir la nómina electrónica las personas naturales obligadas?

Si no eres facturador electrónico, pero declaras renta y tienes gastos de nómina, debes seguir los lineamientos del Artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021. Indica que para este caso tienes como fecha máxima hasta el 31 de marzo de 2022 para habilitarte en el servicio informático electrónico de la DIAN y la fecha máxima para que generes y transmitas tu documento soporte de pago de nómina electrónica será el 31 de mayo de 2022.

Si no emites tu nómina electrónica no podrás tomar estos gastos como deducibles al momento de presentar tu declaración de renta y podrás ser sancionado por la DIAN porque este es un requisito obligatorio para quienes cumplan con las condiciones para estar obligado a emitir la nómina electrónica.

¿En qué casos declaran renta las personas naturales?

En el Artículo 1.6.1.13.2.7 del Decreto 1625 de 2016 es posible encontrar los topes de ingresos que por consiguiente obligan a las personas naturales a declarar renta por el año gravable 2020 que se realiza en el 2021.

Los valores que se presentan en este Artículo son los que mencionaremos a continuación:

  • Si obtuviste ingresos brutos iguales o superiores a 1400 UVT, es decir $49.850.000 COP.
  • Cuando tu patrimonio bruto al 31 de diciembre del año gravable inmediatamente anterior sea superior a 4.500 UVT que son $160.232.000 COP.
  • En caso de que los consumos que tengas con tarjetas de crédito en el año gravable inmediatamente anterior sean superiores a 1.400 UVT.
  • Si el total de tus compras y consumos para el año gravable anterior es superior a 1.400 UVT.
  • Cuando el valor total de tus consignaciones bancarias, depósitos e inversiones financieras en el año gravable anterior sean superiores a 1.400 UVT.

Cabe destacar que todas las personas que deben responder por el IVA están en la obligación de declarar renta sin importar los topes que señalamos anteriormente, también debes tener en cuenta que la UVT vigente para la declaración de renta es la que se tenía como referencia en el año gravable inmediatamente anterior, es decir el que debes declarar.

¿Puedes ser sancionado si debes emitir la nómina electrónica y no lo haces?

En el Artículo 651 del ET encontrarás las multas que debes pagar si debes emitir la nómina electrónica de tu empresa y no lo haces, estas multas no deben superar las 15.000 UVT y se cobrarán si:

  • Tienes una multa del 5% de la suma total de tu nómina en caso de que no suministres la información exigida.
  • Si suministras información errónea y no haces las correcciones pertinentes dentro de los plazos que exige la DIAN, tu multa será del 4% de la suma total de tu nómina.
  • Si suministras información de forma extemporánea tendrás una multa del 3% del total de tu nómina electrónica.

Cuando no sea posible establecer una base para tasarla o sencillamente la información no se puede cuantificar, la multa será del 0,5% del total de ingresos netos que recibas; si no tienes ingresos, la multa será del 0,5% de tu patrimonio bruto, que corresponde al año inmediatamente anterior. Este valor se obtiene de la declaración del impuesto sobre la renta o de los ingresos y del patrimonio.

Sanciones por los descuentos con errores en la nómina electrónica

Si en tu nómina electrónica gestionas de forma errada conceptos o descuentos podrás ser sancionado. Algunos de los errores más comunes son:

  • los costos;
  • las rentas exentas;
  • deducciones;
  • descuentos;
  • impuestos descontables;
  • retenciones, y pasivos.

Cuando la DIAN encuentra anomalías como las que mencionamos anteriormente con la información o gestión de la nómina tiene el derecho legal de solicitarte la información o los archivos para que sean revisados. Dependiendo de lo que encuentre en esta revisión, serás sancionado o no.

¿Cuál es la mejor forma para que las personas naturales emitan su nómina electrónica?

A pesar de que exista un medio gratuito por parte de la DIAN para emitir nómina electrónica, te sugerimos considerar todos los inconvenientes técnicos que pueden ocurrir debido a la congestión en la plataforma de la DIAN.

Es posible contratar los servicios de un proveedor autorizado con el que podrás emitir tu nómina cumpliendo con cada uno de los lineamientos exigidos por el anexo técnico de la Resolución 000013 de 2021; además tendrás otros tipos de ventajas que los software tienen para que las empresas sean más competitivas y tengan un crecimiento más acelerado porque las operaciones son automáticas y el recurso humano lo dispondrás para otras tareas más estratégicas.

Si te interesa iniciar con el proceso de habilitación y generación de la nómina electrónica porque eres una persona natural que declara renta y cuenta con empleados, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que podrás emitir los documentos soporte que necesites para tus empleados y evites sanciones por no hacerlo,  además tendrás a tu disposición nuestro equipo de especialistas para que aclaren todas tus dudas tecnológicas, fiscales y tributarias que hacen parte de la nómina.


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