En la actualidad, la transformación digital es indispensable para que los negocios puedan optimizar sus procesos y mantenerse competitivos en el mercado. Ejemplo de ello es la adaptación a soluciones de vanguardia como la nómina electrónica, ahora obligatoria en Colombia, fortaleciendo sus procesos y la relación entre el empleador y sus colaboradores. Ahora bien, ¿es lo mismo la nómina electrónica que la digitalización de la nómina?, te explicaremos la diferencia. La Dian como promotoras de la transformación digital en Colombia inició este proceso con la facturación electrónica, el segundo proceso de este paso es la nómina y la idea es que en un futuro cercano se trabaje con más documentos electrónicos. En tema de nómina el objetivo principal es recopilar la información de cualquier contribuyente sin necesidad de depender de las empresas, lo que resulta en una mayor eficiencia en control y fiscalización, además de ser un documento estratégico para la administración tributaria.
¿Qué es la nómina electrónica?
Pero, antes de resolver la duda principal de este artículo, es necesario que definamos el concepto de “nómina electrónica” para disipar algunas dudas y confirmar la comprensión de sus beneficios.
Durante décadas, la nómina ha sido sinónimo de un documento o recibo impreso en papel, cuya finalidad es informar al empleado de las cantidades que se le abonan por los servicios prestados a una empresa. Esta filosofía sigue existiendo, pero ahora se abre camino otro formato distinto: el de la nómina electrónica. Cuando hablamos de nómina electrónica en Colombia nos referimos a la generación de un soporte de pago exigido por la DIAN a los contribuyentes del impuesto sobre la renta.
Esencialmente, al igual que la factura electrónica, el soporte de nómina electrónica es un documento digital que equivale al recibo de papel que se le debe entregar al empleado, con la ventaja de que se puede almacenar y visualizar en plataformas digitales. También puede presentarse como un soporte para los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de los pagos. La generación de la nómina electrónica se hace a través de un software especializado ya que es necesario que cumpla con unas especificaciones técnicas establecidas por la DIAN. Debe generarse cada mes y es requisito indispensable contar con una firma electrónica.
¿Es lo mismo la nómina electrónica que la digitalización de nómina?
Ante este cambio normativo de obligatorio cumplimiento surgen muchas dudas que son normales y sencillas de resolver. Una de las principales preguntas que se hacen los empresarios es, si la digitalización de la nómina es equivalente a una nómina electrónica. La respuesta es: No
Cuando se habla de digitalizar la nómina, se hace referencia a usar una herramienta denominada software de nómina cuya función es liquidar y gestionar los cálculos referentes a este concepto de forma automática, rápida y sencilla, sin embargo, no necesariamente con esta herramienta puede enviarse a la Dian.
La nómina electrónica por otra parte consiste en la transmisión a la Dian de la información de los desprendibles de nómina por cada uno de tus colaboradores, en un archivo llamado “documento soporte de pago de nómina electrónica”. En términos generales, el primer término hace referencia a liquidar la nómina usando una herramienta digital y la segunda es presentar dichos documentos ante la Dian.
¿Qué debe tener la nómina electrónica?
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Nombres y apellidos, o razón social y NIT del empleador
- Nombres y apellidos y número de identificación del colaborador o beneficiario del pago.
- Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Valor devengado de nómina del colaborador
- Valor deducciones nómina del colaborador
- El valor total diferencia entre devengos y deducciones
- El medio de pago
- Fecha y hora de generación.
- Información del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviese.
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¿Es necesario tener un software de nómina antes de implementar la nómina electrónica en mi empresa?
La tendencia de avanzar hacia un mundo digitalizado está imponiéndose a pasos gigantes gracias a los muchos beneficios que tiene para todo tipo de empresa, desde la optimización de los procesos hasta una significativa reducción de sus gastos.
Adquirir un software de nómina en tu negocio, permite liquidar con exactitud y agilidad la nómina, lo cual, no sólo te ayuda a evitar posibles errores de cálculo, sino que también podrás optimizar tu recurso humano, ahorrar tiempo y fomentar la productividad y pensamiento estratégico.
Un proveedor tecnológico de tu software de nómina será el encargado de recibir la información, la valida, transforma la información en un documento estándar en formato XML y genera el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica); también certifica el documento XML para guardar su autenticidad y lo transmite a la Dian.
Después que la Dian recibe el documento del proveedor tecnológico, lo valida y le envía los desprendibles electrónicos a los colaboradores, bien sea para ser descargados a través de portales o módulos de autoservicio de los softwares o por correo electrónico. Te recomendamos: Cómo hacer el cambio a la nómina electrónica en tu empresa
¿Cuáles son las ventajas de implementar la nómina electrónica?
- Ahorra tiempo: te ayudará a realizar las labores con mayor facilidad y rapidez gracias a que puedes automatizar las tareas repetitivas, operativas, el envío y generación de reportes.
- Mayor accesibilidad: su generación digital facilita la recuperación de documentos y el acceso a la información 24/7 desde cualquier lugar.
- No ocupa espacio: sustituir el papel en documentos electrónicos evita tener que destinar un espacio físico para su archivado, pues no es necesario generarla ni guardarla en papel.
- Mantendrás tu información segura: la creación de la nómina electrónica mediante digitalización certificada la convierte en un documento con la misma validez. Legalmente, la firma “recibí” del trabajador puede sustituirse por el justificante bancario de la transferencia.
- Se disminuye la pérdida de documentos: los mismos programas de generación de nóminas y su archivado digital hacen de la nómina electrónica un documento imposible de extraviar, pues además podemos hacer copias de seguridad de forma automatizada.
- Ahorro de insumos: como alternativa a las nóminas convencionales, las electrónicas evitan gastar en papel, tóner, sellos, sobres, archivadores, y también ahorramos horas de personal.
¿No sabes cómo hacer la liquidación de tu nómina electrónica? Tenemos un equipo especializado en encontrar la solución perfecta para tu negocio.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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