¿Los consorcios deben aplicar la nómina electrónica?

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Los consorcios y uniones temporales, al igual que otras formas de colaboración empresarial como joint ventures y cuentas en participación, están sujetos a emitir nómina electrónica como parte de sus obligaciones tributarias. Esto se debe a que, aunque los costos y gastos se distribuyen entre los miembros o participantes, el consorcio o unión temporal opera bajo un NIT propio y ejerce como empleador, cumpliendo con todas las responsabilidades laborales y de seguridad social correspondientes.

Emisión de Nómina Electrónica en Consorcios y Uniones Temporales: Requisitos y Procedimientos

En los contratos de colaboración empresarial como es el caso de los consorcios, uniones temporales, joint ventures y cuentas en participación es mejor emitir la nómina electrónica con el fin de que los participantes justifiquen más adelante los costos y gastos que tuvieron en estas actividades, en este artículo te contamos todo lo que debes tener en cuenta para realizar esta tarea.

¿Los consorcios deben emitir la nómina electrónica?

El consorcio o la unión temporal debe generar el documento soporte de nómina electrónica, porque este cuenta con un NIT y bajo este debe pagar la nómina de sus empleados, elaborar la PILA, ejercer como empleador de los trabajadores a pesar de que los costos y gastos que genere al finalizar el año se pasan a los miembros o consorciados de la unión temporal.

También es importante destacar que el Artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 indica que los que deben emitir la nómina electrónica son los contribuyentes que utilicen los gastos y costos de la nómina como deducibles del impuesto de renta, es decir que en este caso los que utilizarán los costos y gastos son los integrantes de la unión temporal, pero el consorcio es quien debe generar los documentos soporte de pago de la nómina electrónica de los empleados.

¿En qué casos los consorcios no deben emitir la nómina electrónica?

Se encuentran exonerados de los aportes todos los consorcios, uniones temporales y patrimonios autónomos empleadores en donde todos sus miembros se encuentren exonerados del pago de aportes parafiscales a favor del SENA y del ICBF;  además deben estar exonerados del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud teniendo en cuenta las disposiciones del parágrafo 4 del Artículo 204 de la Ley 100 de 1993.

Responsabilidades tributarias de los consorcios

Según lo indica el Artículo 18 del ET, los contratos de colaboración empresarial como los consorcios, uniones temporales, joint ventures y las cuentas en participación, no son contribuyentes que respondan por el impuesto sobre la renta y complementarios.

Lo anterior quiere decir que, los miembros del contrato de colaboración empresarial deben declarar de forma independiente sus activos, pasivos, ingresos, costos y deducciones que les corresponda, teniendo en cuenta la participación que tengan en los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos que incurran durante el desarrollo del contrato en colaboración empresarial.

¿Qué deben hacer para justificar sus tributos?

Para cualquier efecto tributario, los participantes de los consorcios o uniones temporales deben llevar su registro de las actividades que desarrollen en virtud del contrato realizado en colaboración empresarial, en este registro debe ser posible verificar los ingresos, costos y gastos incurridos en el desarrollo del contrato, cabe destacar que para  la conservación de la información contable se deben tener en cuenta las disposiciones del Artículo 632 del ET y del Artículo 46 de la Ley 962 de 2005 y en general también deben cumplir con las condiciones que describen los artículo 12 y 13 de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999.

¿Cada cuánto deben emitir el documento soporte de nómina los consorcios?

Los contribuyentes obligados deben emitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica de forma mensual, sin importar que realice pagos en periodos diferentes o inferiores, es decir que debes acumular la información relacionada con los valores devengados, deducidos y el valor total diferencial de la nómina exacta con los pagos o abonos que le hiciste a tus empleados y que corresponda al mes inmediatamente anterior del pago.

¿Qué sucede si mi consorcio no emite la nómina electrónica?

Según el Artículo 651 del ET, los contribuyentes obligados que no emitan su nómina electrónica pueden ser multados con una suma que no supere las 15.000 UVT, esta multa se fijará dependiendo de los casos que mencionaremos a continuación.

• Tendrás una multa del 5% de la suma de tu nómina en caso de que no suministren la información que exige la DIAN.
• En caso de que suministres información errónea y no la corrijas dentro de los plazos, la multa que debes pagar es del 4% de la suma de tu nómina. 
• Cuando suministres la información de tu nómina electrónica de forma extemporánea podrás ser multado con el 3% del valor de tu nómina.

¿Qué pasa si no sabes el valor de tu nómina?

Si tienes una multa por no emitir tu nómina electrónica pero no es posible saber la base para tasarla o sencillamente la información no tiene cuantía, la multa será del 0.5% de tus ingresos netos. Si no tienes ingresos, tu multa será del 0.5% de tu patrimonio bruto que haya quedado registrado en tu declaración de renta o de ingresos y patrimonio.

¿Cuándo debo iniciar la generación de los documentos de nómina para mi consorcio?

Si tu consorcio no ha comenzado a generar los documentos soporte por el pago a sus empleados, lo mejor es que lo hagas cuanto antes, lo primero que debes hacer es habilitarte en el servicio informático de la nómina electrónica de la DIAN, además tendrás un plazo de dos meses, que debe contar a partir de la realización de pagos o abonos en las cuentas de tus empleados o pensionados a cargo para generar los respectivos documentos soporte de tu nómina electrónica.

¿Cuál es la mejor forma para emitir la nómina electrónica en los consorcios?

La mejor forma para que emitas la nómina electrónica en tu consorcio es contratando los servicios de un proveedor de nómina electrónica autorizado por la DIAN, con este podrás emitir tus documentos cumpliendo con todos los requisitos legales, técnicos y tecnológicos que exige la DIAN, además tendrás una herramienta que te ayudará a optimizar tu recurso humano para enfocarte en tareas más estratégicas.

Si te interesa comenzar a generar los documentos soporte de pago de tu nómina, te invitamos para que conozcas nuestro software contable, con este podrás emitirlos cumpliendo con todos los requisitos que exige la Resolución 000013 de 2021, además tendrás al día todos los documentos de soporte de costos para cuando tengas que presentar tu declaración de renta.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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