La DIAN ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.
Si estás obligado a transmitir nómina electrónica en tu empresa, en este artículo de Loggro te hablaremos acerca de la transmisión extemporánea del documento soporte de nómina electrónica y responderemos las dudas más comunes alrededor de este tema.
¿Qué es la Nómina Electrónica?
La DIAN reglamentó por medio de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la obligatoriedad del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica para todas las personas y empresas que declaran renta y que tengan empleados con una vinculación laboral.
El mencionado documento soporte de pago de nómina electrónica hace parte del sistema de facturación previsto en la legislación tributaria, y por ende le serán aplicables las sanciones contempladas en el Estatuto Tributario para el sistema de facturación. ¿qué debo hacer? ¿Hay forma de realizar el reporte de forma extemporánea? ¿Esto da lugar a sanción? ¿qué sanción? Estas son algunas preguntas que aparecen inmediatamente.
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Transmisión de la nómina electrónica a la DIAN
Para poder realizar la trasmisión de la nómina electrónica en primer lugar, debes tener un software que genere tu documento soporte de pago de nómina electrónica, este puede ser: gratis proporcionado por la DIAN, propio o suministrado por un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.
Una vez cuentes con tu software especializado, debes elaborar tu nómina a través de éste, generar tus documentos soporte de pago y notas de ajuste de nómina electrónica y realizar las transmisiones a la DIAN.
¿Cuándo debo transmitir la nómina electrónica?
Muchas respuestas las encontramos en la Resolución 0013 de 2021 de la DIAN, en la que se reglamenta que todas las empresas y personas obligadas a emitir nómina electrónica deben generar los documentos de nómina cada mes y trasmitirlo de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, atendiendo la periodicidad del artículo 3, es decir, de manera mensual, indiferentemente de la periodicidad de pago de tu empresa.
La misma resolución en su artículo 8, establece que los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste tendrán plazo para ser trasmitidos a la DIAN dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.
¿Qué pasa si no alcanzo a reportar dentro del plazo? Realiza un reporte extemporáneo
Si la razón por la cual no alcanzaste a transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, dentro del plazo estipulado en el artículo 8 de la Resolución 0013 de 2021 de la DIAN, se atribuye a fallas en la plataforma de la entidad, el artículo 13 de la misma resolución te da la opción de realizar el reporte extemporáneo, en las 48 horas contados a partir del día siguiente a que se restablezca el servicio.
Si la falla tecnológica la presenta tu empresa, el artículo 14 de la Resolución 0013 de 2021 de la DIAN, te da la opción de hacer la transmisión en las 48 horas contados a partir del día siguiente a que se restablezca el servicio, y debes contar con todos tus soportes de la falla presentada.
¿El reporte extemporáneo de la nómina electrónica da lugar a sanción?
A pesar de que en la Resolución 0013 de 2021 de la DIAN no se establecen sanciones, al tratarse de un documento electrónico, que hace parte del sistema de facturación electrónica establecida por la DIAN, aplican las mismas sanciones contempladas en el Estatuto Tributario Nacional.
Para tal efecto, es importante tener en cuenta que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que regula el régimen de facturación, fue modificado íntegramente por la Ley 2155 de 14 de septiembre de 2021.
En este sentido, según el artículo 651 de la ley en mención, al no transmitir la información correspondiente dentro del plazo establecido, tu empresa puede ser sancionada con una multa que no supere los 15.000 UVT*, la cual se fijará teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- El cinco por ciento (5 %) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida.
- El cuatro por ciento (4 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea.
- El tres por ciento (3 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea.
- El punto cinco por ciento (0.5%) del total de un Documento Soporte de Pago cuya información es imposible de establecer base para tasar o no tiene cuantía de los ingresos netos.
(*UVT: unidad de valor tributario)
Además de las multas, recuerda que, si no se presenta la nómina electrónica, no serás beneficiario de los descuentos en gastos de la declaración de renta, pues la DIAN desconocerá estos valores.
Requisitos principales de la DIAN para la nómina electrónica en Colombia (2024)
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Registro en el Sistema de Factura Electrónica | Todos los empleadores deben registrarse en el sistema de Factura Electrónica de la DIAN a través del módulo de “Registro y habilitación”. Se debe elegir el modo de operación: solución gratuita, software propio o software de un proveedor tecnológico. |
| Generación y transmisión del documento soporte | Es obligatorio generar y transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica para cada trabajador, a través de un proceso que incluye validación por parte de la DIAN antes de darle valor fiscal. |
| Información detallada de nómina | El documento debe incluir datos de los valores devengados, deducciones y el valor total correspondiente. Esta información es fundamental para el soporte de costos, deducciones y para el cumplimiento tributario. |
| Cumplimiento de plazos | Los documentos deben ser generados y transmitidos de acuerdo a los plazos establecidos por la DIAN. Por ejemplo, los empleadores con 1 a 10 empleados tienen un plazo especial para la transmisión del documento. |
| Conservación del documento Soporte | Los empleadores deben conservar los documentos electrónicos transmitidos por un mínimo de 5 años, garantizando la disponibilidad, autenticidad e integridad de la información. |
| Certificado digital para firma electrónica | Es necesario tener un certificado digital para firmar los documentos transmitidos. Este proceso asegura la validez y seguridad de la información enviada a la DIAN. |
| Cálculo de valores devengados y deducidos | El documento debe reflejar detalladamente los valores devengados y deducidos en la nómina, tales como salarios, horas extras, bonificaciones, aportes a seguridad social, entre otros. |
| Actualización del Registro en el RUT | Para operar el sistema de Nómina Electrónica, el empleador debe estar registrado y con sus datos actualizados en el Registro Único Tributario (RUT). |
¿En qué casos se aplica la sanción?
Conforme lo establece la reforma tributaria, habrá que revisar cada caso en particular el momento en el cual se comete el hecho sancionable para validar si hay lugar o no a la imposición de la sanción.
En caso de que se imponga sanción mediante resolución, previamente se notificará a la persona o empresa sancionada, quien tendrá un término de un mes para responder.
Sin embargo, si la nómina electrónica es presentada o transmitida antes de la notificación de la resolución, no habrá lugar a sanción.
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¿Las notas de ajuste de nómina electrónica generan sanciones?
Toda vez que las notas de ajuste de documentos soporte de pago de nómina electrónica se realicen y transmitan antes del vencimiento del plazo no serán objeto de sanción, pero también podrán realizarse de forma extemporánea por las causas descritas de fallas tecnológicas en la plataforma de la DIAN, o en la de tu empresa.
Debes tener en cuenta que, si el hecho sancionable se presenta por enviar información con errores, las notas de ajuste del documento soporte de pago de la nómina electrónica, se convierten en instrumentos muy importantes, pues la resolución de la DIAN define estas notas como el documento por el cual se realizan correcciones por errores aritméticos o de contenido.
En conclusión, lo más indicado es transmitir los documentos soporte de pago y notas de ajuste de nómina electrónica en los plazos establecidos para evitar sanciones y trámites dispendiosos y demorados.
Te invitamos a cumplir con el reporte de Nómina Electrónica y evitar sanciones, es una práctica fácil y rápida que trae muchos beneficios, siempre y cuando cuentes con un software de nómina electrónica y con un proveedor tecnológico con experiencia en empresas semejantes a la tuya y que pueda advertir sobre posibles sanciones.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
